Uren en materialen per klus bijhouden

Wie uren en materiaal per klus bijhoudt, weet wat er op de factuur moet en of een klus iets heeft opgeleverd. De kern: houd de werkdag van een medewerker (voor loon) los van de uren op een klus (voor factuur en nacalculatie), en schrijf materiaal op op het moment dat je het gebruikt, niet aan het eind van de week.

Twee soorten uren, twee doelen

Veel vakbedrijven houden één urenlijst bij en proberen daar alles uit te halen. Dat gaat mis zodra een medewerker op één dag bij twee klanten werkt, of een uur in de groothandel staat. Het werkt beter met twee lijsten:

De werkdag van een medewerker is meestal langer dan de optelsom van zijn klus-uren. Reistijd, materiaal halen, de bus inladen en een telefoontje met de leverancier horen bij de werkdag, maar niet vanzelf bij één klus. Door ze apart te houden zie je ook hoeveel van de werkdag echt op klussen terechtkomt.

Wat je per klus-uur noteert

• Datum en medewerker
• Begin- en eindtijd, en pauze als die op de klus viel
• Korte omschrijving: wat is er gedaan
• Of het meerwerk is (werk dat niet in de offerte stond)

Dat laatste is belangrijk. Meerwerk dat je niet apart noteert, verdwijnt in de gewone uren en komt dan vaak niet op de factuur. Lees meer over meerwerk vastleggen en laten aftekenen.

Wie boekt wat

Spreek vooraf af wie welke uren invult. Onduidelijkheid hierover is de belangrijkste reden dat uren ontbreken of dubbel staan.

• De medewerker vult zijn eigen werkdag in. Hij weet wanneer hij begon en stopte.
• De uitvoerder of verantwoordelijke van de klus zorgt dat de klus-uren van iedereen op die klus kloppen. Werkt een ploeg van drie man, dan hoeft niet iedereen apart na te denken over de klus; één persoon controleert het geheel.
• Jij of de planner vult aan wat ontbreekt en corrigeert fouten, zodat niemand hoeft te wachten tot de uitvoerder weer op kantoor is.

Een vaste regel helpt: klus-uren staan uiterlijk aan het eind van de werkdag vast. Wie het op vrijdag voor de hele week invult, schat, en schattingen vallen bijna altijd te laag uit.

Materiaal meteen vastleggen

Materiaal is het onderdeel waar de meeste omzet weglekt. Een extra koppeling, een pot primer, tien meter kabel: klein per stuk, maar het telt op. Leg per klus vast:

• Omschrijving en aantal
• Eenheid (stuks, meter, liter, m²)
• Inkoopprijs (wat jij betaalde)
• Verkoopprijs (wat de klant betaalt)
• Leverancier, zodat je de inkoopfactuur later terugvindt

Praktische afspraken die werken:

1. Bonnetje of pakbon direct fotograferen en bij de klus bewaren. Dan weet je later wat er precies gehaald is.
2. Materiaal uit eigen voorraad schrijf je net zo goed op als materiaal van de groothandel. Anders lijkt de klus goedkoper dan hij was.
3. Retour aan het eind van de klus: wat terug de bus in gaat, haal je van de lijst af.
4. Niet afronden naar boven of beneden: schrijf op wat er is gebruikt. Of je een post doorberekent, beslis je bij het factureren, niet bij het noteren.

Voorbeeld: urenstaat en materiaallijst van één klus

Voorbeeld (fictief): Installatiebedrijf De Vries vervangt bij een klant in Deventer een keukenkraan en legt een nieuwe afvoer aan onder het aanrecht. Twee medewerkers, twee dagen. Alle namen en bedragen zijn verzonnen.

Klus-uren

Het totaal per regel is steeds eind min begin min pauze. Jeroen werkte op maandag daarna nog bij een andere klant; die uren staan bij die klus, en zijn hele werkdag staat in zijn eigen werkdag-uren.

Materiaal

Inkoop totaal: € 142,00 + € 9,30 + € 18,40 + € 12,60 = € 182,30. Verkoop totaal: € 189,00 + € 13,50 + € 26,00 + € 19,50 = € 248,00 (excl. btw).

Met deze twee lijsten kun je de factuur opstellen en achteraf nagaan of de klus heeft opgeleverd wat je dacht. Hoe je dat laatste aanpakt, lees je in nacalculatie voor kleine vakbedrijven.

Download: urenstaat per klus

De urenstaat uit dit voorbeeld kun je downloaden als Excel-bestand en als printbare PDF voor in de bus. Het Excel-bestand heeft een leeg weekblad met formules en een ingevuld voorbeeldblad met de klus van hierboven. Zo vul je hem in:

1. Eén regel per persoon per klus per dag. Werkt Jeroen op maandag bij twee klanten, dan zijn dat twee regels.
2. Vul datum, medewerker, de klus of het werkbonnummer, begin, eind en pauze in. De kolom Uren rekent het bestand uit: eind min begin min pauze.
3. Zet in de laatste kolom ja als het meerwerk is. Onderaan tel je het totaal en het aantal uren meerwerk, zodat je ziet wat er extra op de factuur hoort.
4. Houd het blad per klus of per week bij, en zet de uren aan het eind van de dag over naar je administratie.

Controle voor de factuur

Loop deze lijst na voordat je een klus factureert. Het kost een paar minuten en voorkomt dat je achteraf een tweede factuur moet sturen of een creditnota moet maken.

• Staan de klus-uren van alle medewerkers erop die op de klus hebben gewerkt?
• Kloppen de uren met de werkdag-uren van die dag? (Meer klus-uren dan werkdag-uren kan niet.)
• Is meerwerk apart benoemd en, als dat de afspraak was, door de klant afgetekend?
• Staat al het materiaal erop, ook uit eigen voorraad?
• Zijn retourmaterialen van de lijst gehaald?
• Past het totaal bij de offerte, of is het verschil te verklaren?
• Zijn foto's en notities die de klant moet zien bij de werkbon gezet?

Hoe je van een geaccepteerde offerte via de uitgevoerde klus tot een kloppende factuur komt, staat in van offerte naar factuur.

Veelgemaakte fouten

• Uren per week invullen. Na een paar dagen weet niemand meer precies hoe laat hij bij welke klant wegging.
• Alle uren op het project zetten, niet op de werkbon. Dan zie je wel het totaal, maar niet welk deel van het werk uitliep.
• Alleen verkoopprijzen noteren. Zonder inkoopprijs kun je niet zien wat een klus aan materiaal heeft gekost.
• Meerwerk mondeling afspreken en niet opschrijven. Dan staat het nergens, en discussie achteraf kost meer dan het meerwerk opleverde.

Zo doe je dit in BossBase

BossBase houdt de twee soorten uren bewust apart:

• Urenregistratie is de werkdag van een medewerker: datum, begin, eind, pauze, kilometers en een notitie. Het totaal is eind min begin min pauze. Er zijn geen uursoorten en er is geen verlof- of ziekteregistratie; daarvoor gebruik je je loonadministratie. Meer op de pagina urenregistratie.
• Werkbonuren boek je op de werkbon zelf. Ze tellen op in het project waar de werkbon bij hoort. Uren op een werkbon boeken kunnen de uitvoerders en verantwoordelijken van die werkbon, plus beheerders en collega's met het recht planning.
• Materialen zet je op de werkbon met verkoop- en inkoopprijs en leverancier. Daarnaast kun je foto's (ook direct met de camera), notities (intern of voor de klant) en meerwerk toevoegen.
• De werkbon-PDF voor de klant toont afgevinkte taken, meerwerk en materiaal, zonder prijzen.

Twee dingen om te weten. Werkbonuren en -materialen komen niet automatisch op een factuur: je maakt vanuit het project een factuur waarin klant en project al zijn ingevuld, en de regels vul je zelf in. En wie op locatie wil invullen, doet dat op zijn telefoon: daar gebruik je de mobiele versie van BossBase via app.bossbase.nl, met hetzelfde account. Het volledige dashboard gebruik je op een tablet, laptop of computer.

Zo werkt dit bij installateurs, met veel korte klussen en materiaal per storing, en bij aannemers en klusbedrijven, waar meerdere werkbonnen onder één project optellen.