Dit zijn de afspraken tussen BossBase en jou als ondernemer die BossBase gebruikt. We hebben ze zo kort en duidelijk mogelijk gehouden. Bij elk artikel staat eerst in één zin waar het over gaat.
1. Wie is wie
- BossBase: BossBase, handelsnaam van NG E-Commerce B.V., Sodalietdreef 6, 7828 CR Emmen, KvK 91856396, info@bossbase.nl.
- Jij: het bedrijf dat een account bij BossBase heeft. BossBase is bedoeld voor ondernemers, niet voor consumenten. Je sluit de overeenkomst af voor je bedrijf.
- Gebruikers: de mensen die jij toegang geeft tot je account, zoals je medewerkers.
- De dienst: de software BossBase, die je via internet gebruikt, met de functies van het abonnement en de modules die je hebt gekozen.
- Jouw gegevens: alles wat jij en je gebruikers in BossBase zetten.
2. Wanneer gelden deze voorwaarden
Kort: bij alles wat je met BossBase afspreekt.
2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van BossBase, ook de gratis proefperiode.
2.2 De verwerkersovereenkomst hoort bij deze voorwaarden. Spreken ze elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor.
2.3 Je eigen inkoop- of andere voorwaarden gelden niet, tenzij we dat schriftelijk afspreken.
2.4 Je accepteert deze voorwaarden bij het aanmelden. We sturen ze je daarna als pdf, zodat je ze kunt bewaren.
3. Proefperiode
Kort: 14 dagen gratis, zonder verplichtingen.
3.1 Je kunt BossBase 14 dagen gratis proberen. Je hoeft geen betaalgegevens op te geven.
3.2 Na de proefperiode kies je een abonnement. Doe je dat niet, dan kun je niet meer werken in je account. We bewaren je gegevens dan nog 2 jaar, zodat je alsnog kunt beginnen of kunt exporteren. Daarna verwijderen we ze.
4. Abonnement en looptijd
Kort: maandelijks opzegbaar, of een jaar vast met een welkomstactie.
4.1 Je kiest een abonnement (nu: Starter, Groei of Team), eventueel met modules en extra gebruikers. Wat erin zit en wat het kost, staat op de prijzenpagina en in de app op het moment dat je kiest.
4.2 Maandelijks: je abonnement loopt per maand en wordt elke maand verlengd. Je kunt het opzeggen tegen het einde van de lopende maand.
4.3 Jaarlijks: je betaalt per maand, maar zit 12 maanden vast. Tussentijds opzeggen kan in die periode niet. Daarvoor krijg je een welkomstactie, zoals gratis maanden of een gratis website (zie artikel 15). Na 12 maanden loopt het abonnement per maand door en kun je het maandelijks opzeggen.
4.4 Kies je tijdens een jaarperiode voor een groter abonnement, en start daarmee een nieuwe periode van 12 maanden? Dan laten we dat vooraf zien en vragen we je akkoord. Zonder akkoord gebeurt het niet.
4.5 Opzeggen doe je in de app (Instellingen → Abonnement) of per mail naar info@bossbase.nl. Je krijgt een bevestiging.
5. Prijzen en betalen
Kort: vooraf per maand, via Stripe; prijswijzigingen vooraf aangekondigd.
5.1 Alle prijzen zijn exclusief btw.
5.2 Je betaalt vooraf per maand, via Stripe (iDEAL, SEPA-incasso of creditcard). Je krijgt van ons een factuur.
5.3 Mislukt een betaling, dan proberen we het opnieuw en laten we het je weten. Staat een bedrag na 14 dagen na een herinnering nog open, dan mogen we je het vastleggen van nieuw werk en het versturen van documenten blokkeren tot het betaald is. Je gegevens blijven dan staan.
5.4 We mogen onze prijzen wijzigen. We laten het je minstens 30 dagen van tevoren weten. Tijdens een jaarperiode verandert je prijs niet. Ben je het niet eens met een nieuwe prijs, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop hij ingaat.
5.5 Heb je betaald voor een periode en zeg je op, dan krijg je geen geld terug voor het deel dat nog loopt, tenzij we een fout hebben gemaakt.
6. Wat wij doen
Kort: we doen ons best om BossBase goed, veilig en beschikbaar te houden.
6.1 We houden BossBase werkend, veilig en up-to-date. We verbeteren de dienst voortdurend. Functies kunnen daardoor veranderen. Een functie waarvoor je betaalt, halen we niet weg zonder je dat ruim van tevoren te melden en zonder je de kans te geven op te zeggen.
6.2 We doen ons best om BossBase altijd beschikbaar te houden, maar we beloven geen percentage. BossBase draait op internet en bij partijen als Supabase en Vercel, en daar kan iets misgaan wat wij niet in de hand hebben. Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk buiten werktijd en kondigen we vooraf aan.
6.3 Je kunt ons bereiken voor vragen via de app, de assistent "Boss" en per mail (info@bossbase.nl). We reageren op werkdagen, meestal binnen 1 werkdag.
6.4 We mogen andere bedrijven inschakelen om de dienst te leveren, zoals hosting en e-mail. Welke dat zijn, staat op bossbase.nl/subverwerkers.
7. Wat jij doet
Kort: je gebruikt BossBase netjes en je bent verantwoordelijk voor wat erin staat.
7.1 Jij bent verantwoordelijk voor jouw gegevens en voor wat je gebruikers doen. Jij bepaalt wie toegang heeft en wat ze mogen.
7.2 Houd je wachtwoord geheim. Denk je dat iemand anders in je account kan, laat het ons dan direct weten.
7.3 Je mag BossBase niet gebruiken voor iets wat tegen de wet is, en niet op een manier die de dienst of andere klanten schaadt. Voorbeelden: spam versturen via de mailfuncties, de beveiliging proberen te omzeilen, of de dienst overbelasten.
7.4 Stuur je via BossBase offertes, facturen of mails aan je eigen klanten? Dan doe je dat onder je eigen naam, en antwoorden komen binnen op je eigen mailadres. Er is geen koppeling met je mailbox: BossBase leest je mail niet. Jij bent verantwoordelijk voor de inhoud van wat je verstuurt.
7.5 BossBase helpt je met je administratie, maar vervangt geen boekhouder. Jij blijft verantwoordelijk voor je belastingaangifte en je wettelijke bewaarplicht. Bewaar wat je wettelijk moet bewaren ook buiten BossBase, of exporteer het op tijd.
7.6 Doe je iets wat in strijd is met dit artikel, dan mogen we je account tijdelijk blokkeren. We laten je dan weten waarom. Is het ernstig, dan mogen we de overeenkomst beëindigen.
8. Jouw gegevens
Kort: jouw gegevens zijn van jou; je kunt ze altijd meenemen.
8.1 Jouw gegevens blijven van jou. Wij gebruiken ze alleen om de dienst aan jou te leveren, zoals staat in de verwerkersovereenkomst.
8.2 We mogen geanonimiseerde en samengevoegde cijfers over het gebruik bijhouden, bijvoorbeeld hoeveel offertes er per maand worden gemaakt, om BossBase te verbeteren. Daaruit is niet af te leiden wie jij of je klanten zijn.
8.3 Je kunt je gegevens op elk moment exporteren met de exportfuncties in de app.
9. Einde van de overeenkomst
Kort: na het opzeggen bewaren we je gegevens nog 2 jaar; daarna zijn ze weg.
9.1 Na het einde van je abonnement bewaren we jouw gegevens nog 2 jaar. In die tijd kun je terugkomen en verder werken waar je gebleven was, of je gegevens exporteren.
9.2 Lukt exporteren niet zelf, dan leveren we je gegevens één keer aan in een gangbaar bestandsformaat (zoals CSV of Excel en de bestanden zelf). Dat doen we tegen een vergoeding die we vooraf met je afspreken.
9.3 Na die termijn verwijderen we je account en jouw gegevens definitief, ook foto's, handtekeningen en andere bestanden. Onze eigen facturen aan jou bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat eist.
9.4 Wil je dat we alles eerder verwijderen? Vraag het ons. Dan doen we het, en we bevestigen het je.
10. Aansprakelijkheid
Kort: gaat het mis door onze schuld, dan vergoeden we schade tot een maximum.
10.1 Zijn wij aansprakelijk voor schade die jij lijdt, dan is dat beperkt tot directe schade, en tot maximaal het hoogste van deze twee bedragen: wat je in de 12 maanden vóór de schade aan ons hebt betaald, of € 10.000.
10.2 Directe schade is: redelijke kosten om de schade vast te stellen, redelijke kosten om onze fout te herstellen, en redelijke kosten om schade te beperken.
10.3 We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, gederfde winst, een gemiste klus of een boete die jij krijgt.
10.4 De beperkingen hierboven gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van BossBase of haar leidinggevenden.
10.5 Wil je ons aansprakelijk stellen, laat het ons dan zo snel mogelijk schriftelijk weten, maar uiterlijk binnen 12 maanden nadat je de schade ontdekte.
10.6 We zijn niet aansprakelijk als we onze afspraken niet kunnen nakomen door iets buiten onze macht (overmacht). Denk aan een grote storing bij een hosting- of internetpartij, een cyberaanval die we redelijkerwijs niet konden voorkomen, of een overheidsmaatregel. Duurt dat langer dan 30 dagen, dan mogen we allebei opzeggen.
11. Intellectueel eigendom
Kort: BossBase is van ons, jouw gegevens van jou.
11.1 De software, het ontwerp en de teksten van BossBase zijn van ons. Je krijgt het recht BossBase te gebruiken zolang je abonnement loopt. Je mag de software niet kopiëren, doorverkopen of namaken.
11.2 Heb je ideeën of wensen voor BossBase en bouwen we die, dan mogen we die gebruiken zonder dat we je iets verschuldigd zijn. We zijn er blij mee.
12. Geheimhouding
Wat we van elkaar te weten komen en duidelijk vertrouwelijk is, houden we geheim. Dat geldt ook na het einde van de overeenkomst.
13. Wijzigen van deze voorwaarden
13.1 We mogen deze voorwaarden wijzigen. We melden het je minstens 30 dagen van tevoren per mail en in de app.
13.2 Is een wijziging in je nadeel, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, ook tijdens een jaarperiode.
14. Recht en geschillen
14.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
14.2 Hebben we een meningsverschil, dan proberen we het eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen, bevoegd.
15. De website bij je jaarabonnement
Kort: Basis is gratis, meer pagina's en hosting kosten geld, en de site draait zolang je abonnement loopt.
15.1 Welkomstactie. Kies je bij een jaarabonnement (Groei of Team) voor de gratis website, dan bouwen we eenmalig een website voor je bedrijf: een onepager (Basis). Wat erop komt, geef je door in het intakeformulier. Je levert zelf de gegevens, teksten, foto's en het logo aan, en je mag die ook gebruiken. Foto's en teksten van anderen gebruik je alleen als je daar toestemming voor hebt.
15.2 Upgrade en extra's. Je kunt kiezen voor Compleet (6 pagina's, het inrichten van je Google Bedrijfsprofiel en een fotoset) of Pro (12 pagina's, met alles van Compleet), en voor extra's zoals een logo-ontwerp of extra pagina's. Bij je aanmelding, in het intakeformulier, betaal je daarvoor de aanmeldprijs. Die prijs geldt alleen op dat moment. Kies je het later, dan betaal je de prijs die op dat moment in de app staat. De fotoset bestaat uit sfeerbeelden die wij met AI maken; foto's van je eigen werk lever je zelf aan.
15.3 Betalen van een upgrade of extra. Je betaalt in één keer, of in 12 maandelijkse termijnen, met een betaalmethode die Stripe aanbiedt. De eerste termijn betaal je meteen; daarna worden de termijnen automatisch afgeschreven tot de twaalfde, en dan stopt het vanzelf. Je intake wordt pas verstuurd als de betaling gelukt is. Kies je voor termijnen, dan blijft het hele bedrag verschuldigd, ook als je abonnement eerder stopt. De termijnen die dan nog openstaan, factureren we in één keer.
15.4 Hosting. Bij de website hoort hosting: wij zetten de site online en houden hem draaiend. Hosting kost € 5 per maand en is niet los te kiezen of op te zeggen zolang je website online staat. Hij gaat in op de dag dat je site live gaat en staat als regel op je abonnement. De dagen tussen de livegang en je eerstvolgende abonnementsfactuur rekenen we niet. Loopt er geen abonnement waar de hosting op kan, dan sluit je hem los af als eigen maandabonnement (met domeinnaam en e-mail als je die bij ons hebt). Je site gaat pas live als dat betaald is.
15.5 Domeinnaam en e-mail. Er zit geen gratis domeinnaam bij. Wil je dat wij je domeinnaam registreren en beheren, dan kost dat het bedrag per jaar dat in de app staat, als jaarlijkse regel op je abonnement. Bij een domeinnaam via ons kun je ook zakelijke e-mailadressen nemen, per adres als maandelijkse regel op je abonnement. Beide gaan in als je site live gaat, of zodra we ze later voor je hebben ingericht. Heb je al een domeinnaam, dan koppelen we die aan je site.
15.6 Beoordelen. Voordat je site live gaat, krijg je een link om hem te bekijken. Je geeft je wijzigingen één keer door, in één bericht. Die verwerken we zonder extra kosten, voor zover ze passen binnen je pakket en wat je in de intake hebt aangeleverd. Daarna zetten we je site live.
15.7 Meerwerk. Wijzigingen en uitbreidingen na die ronde zijn betaald werk, ook kleine. Je vraagt ze aan in de app onder Website. Je krijgt eerst een prijsopgave en we beginnen pas na je akkoord.
15.8 Als je opzegt. Je website blijft online zolang je abonnement loopt. Stopt je abonnement, dan stopt ook de hosting. Je kunt je website dan online houden met een eigen hostingabonnement, los van BossBase (hosting, en domeinnaam en e-mail als je die bij ons hebt, tegen de prijzen in de app). We mailen je daarover zodra je opzegt, en je sluit het af via de pagina Website in de app, ook als je abonnement al gestopt is. Heb je binnen 14 dagen na het einde van je abonnement geen hostingabonnement afgesloten, dan halen we de site offline. Hetzelfde geldt als je een eigen hostingabonnement opzegt of niet meer betaalt. Je teksten, foto's en logo zijn en blijven van jou; op verzoek sturen we ze je terug. Het ontwerp en de techniek van de site blijven van ons (artikel 11). Hebben wij je domeinnaam geregistreerd, dan zetten we die op je verzoek kosteloos naar je over, of laten we hem aan het einde van de lopende registratieperiode vervallen. Zakelijke e-mail via ons stopt met je abonnement, tenzij je hem meeneemt in een eigen hostingabonnement; zorg anders dat je je mail vóór die tijd hebt bewaard of verhuisd.
Bijlage: Verwerkersovereenkomst